1 ERP系統在我國的應用現狀
ERP系統是關于企業資料和流程的系統,資料記錄了企業在經營過程中的各項活動,而流程則是企業活動所遵循的規則和方法。ERP系統的有效運用成功運作可以幫助企業合理的整合企業資源,協調企業部門間的活動,及時調整企業經營方向,使企業的生產和銷售迎合多變的市場需求,使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。
圖1 ERP軟件市場銷售總額(億元)
注:圖1是根據網易、《2003中國制造業信息化ERP產業技術發展報告》和CNET科技資訊網提供的數據繪制
從上世紀80年代算起,ERP系統作為一種信息化管理軟件管理工具進入我國已經有20多年的歷史。開始的時候ERP系統主要是在國有的大型工業企業中采用。后來隨著我國市場經濟的發展,ERP理念逐漸在企業界中傳播,而且市場的殘酷競爭以及許多行業利潤率的下滑也促使企業決策管理者尋找更加行之有效的資源管理系統和手段來維持企業的競爭活力,于是ERP系統近年來尤其是2000年以來在我國企業中開始得到普及。伴隨著ERP系統普及過程的當然是ERP軟件市場的銷售情況,因此ERP系統的逐步普及也可以從ERP軟件市場的銷售情況反映如圖1所示。
從圖1中可以清楚看到,ERP軟件市場的銷售總額自1999年以來是逐年增加的,1999年只有4.3億元,而發展到2004年就已經達到了35億多元。當然也可以明顯的看到,從1999年至2001年這一時間段中ERP軟件的銷售增長是比較緩慢的,因此業界普遍認為這3年是ERP市場發展停滯不前的時期。其中的主要原因有兩個:一是ERP軟件市場的無序惡性競爭;二是大部分企業實施應用ERP系統沒有達到預期的效果。而從2002年開始,由于主要ERP軟件商的大力宣傳推廣、市場銷售渠道的重新整合以及企業應用ERP系統的情況有所好轉, ERP市場呈現出快速發展的勢頭,ERP系統在企業中特別是廣大的中小企業中逐步得以普及。
另外,ERP系統在我國的應用分布是不均衡的,這包括地區分布和行業分布兩個方面。地區分布的情況如圖2所示。
圖2 2002年中國簽約ERP地區分布
注:數據來源于《中國物流與采購》2003年6月16日
圖2的數據顯示,目前ERP系統的應用主要集中在華東地區、華南地區和華北地區。其中2002年華東地區簽約ERP的比重高達38%,緊隨其后的是華北地區,比重為20.8%,而華南地區也達到了15.6%,三者ERP的簽約比重占到了全國約75%。這三個地區ERP系統更為普及的主要原因在于市場經濟發展更快、企業競爭的環境更加激烈。西南地區和西北地區的ERP簽約比重較低,兩者只占全國比重約8%,而且這兩個地區ERP系統的應用目前主要是集中在大型工業企業,中小企業的應用還比較少,因此地區政府需要作更多的努力引導本地中小企業,以大企業的成功示范作用帶動中小企業應用ERP系統。
ERP系統的行業分布如圖3所示。從圖3可以看出,我國ERP系統的應用最多的是金融流通與物流行業,這是由該行業自身的特點所決定的,那就是對資源的規劃要求很高。其次是電子與家電、機械與機電行業,比重分別占14.5%和12.3%,它們是國家產業政策中重點扶持的行業。而汽車、醫藥、化工、IT等行業目前對ERP系統的應用也處于上升趨勢。
圖3 2002年中國簽約ERP行業分布
注:數據來源于《中國物流與采購》2003年6月16日
2 ERP實施所存在的問題
ERP系統在我國企業中正得到越來越多的應用,ERP系統的影響力在逐步擴大。但廣大企業尤其是中小企業在導入和運行ERP系統時卻存在許多各種類型的問題。有文章指出ERP系統在我國實施的成功率只有10%或僅有20%,最多不超過30%,實際上ERP系統作為一項龐大項目的實施它的結果不能簡單的以成功或失敗兩個詞概括,應該具體要看項目的實施是否能夠正常運行,對企業的生產、銷售、庫存、人力資源管理和財務管理是否有所改進,與企業的預期目標有多大差距。但是這些說法卻充分的反映了我國企業實施過程中存在諸多問題。
目前企業導入和實施ERP系統存在的主要問題有以下幾種。
(1) 系統選型問題
一些企業在選擇ERP系統的時候只從資金節省的角度考慮選擇了價格較為便宜的ERP系統,而系統導入以后才發現系統的很多功能并不完善,系統在使用時出現這樣或那樣的漏洞,或者系統不能像企業原先希望的那樣達到預期實施的目的;有一部分企業(當然這部分企業數量較少)在選擇ERP系統時不惜重金購買市場上最昂貴的系統,但在系統導入后發覺由于自身企業的規模、企業的經營的業務量、企業組織結構還未達到一定的層次和要求,因此眾多的ERP系統功能在企業日常運作中根本用不上或者不能很好的適應;另外一些企業是選擇價格適中,在市場上應用得最多的一些ERP系統,認為選擇最普遍應用的系統就是最穩妥的,但實施后才發現系統并不適合自身行業的特點,在一些功能上總是不如人意;還有一些企業干脆聽熟人介紹來選擇ERP系統,認為別人可以應用好自己企業同樣也能應用好,最后才發現ERP系統不能簡單的照搬,同樣出現問題。
(2) 企業最高領導的支持與重視問題
ERP系統項目的實施最初一般由企業最高領導倡導啟動,或者是由企業管理層和信息主管建議然后經由企業最高領導決策后啟動,企業最高領導的支持與重視對ERP系統的導入效果影響重大。但現實中往往容易出現的情況是:企業最高領導剛開始很支持ERP系統,但后來卻專注于企業的其他事情而無暇顧及ERP系統的實施或者對ERP系統的實施情況過問甚少;企業的最高領導出現變更,新上任的最高領導對ERP系統的實施持懷疑態度或者延緩ERP系統的實施;企業的最高領導對ERP系統給予過高的期望,急于想通過ERP系統的實施改變企業經營中出現的問題,盲目強調加快實施進度;將ERP系統的實施情況全交由信息主管負責,沒有作為項目實施真正的統籌協調者參與其中,而有時候企業一些部門出于自身考慮會對ERP的實施會產生抵觸,信息主管便難以應付;另外企業最高領導會對軟件商提出一些個性化要求,而這些要求有時是與ERP系統的原理和邏輯相矛盾的。
(3) 數據資料的準確性及時性問題
ERP系統的順利實施很大程度上是依靠數據資料的準確性加以保證的,這些數據資料主要包括材料主文件、材料表、會計科目文件、總帳文件、庫存主文件、供應商文件、客戶文件等,內容繁多復雜,一般認為數據資料方面的工作占到ERP系統導入工作量的70%左右。企業在導入ERP系統容易犯的錯誤是:在已經基本選定ERP軟件供應商的情況下初步測試ERP系統時沒有提供相對完備的近似的能反映企業基本業務流程和行業特點的數據資料,從而造成日后的被動;在項目實施過程中進行數據資料鍵入時粗心大意造成數據錯誤;在項目人機并行的期間過分依賴手工抄寫模式或以前的辦公系統操作模式記錄數據資料,不信任ERP系統,未能將企業新發生的業務數據資料及時地添加到ERP系統中造成數據資料滯后從而ERP系統的正常運作受到影響(當然這種情況部分原因是由于人機并行時間過長)。
(4) 軟件商以及顧問公司的配合與支持
有些情況下ERP軟件商和顧問公司兩者是合二為一的,軟件商既賣給企業ERP系統同時又負責協助企業ERP項目的實施;有些情況下是軟件商只出售軟件系統而企業另外聘請專業的顧問咨詢公司協助ERP系統的導入,總之企業在項目實施的過程中是離不開顧問公司的引導、配合與支持。但現實中容易出現的問題是有些顧問公司的顧問人員本身的專業水平有限,對ERP系統的原理、結構、邏輯和功能模塊的理解并不專業;而有些顧問人員對某些行業的ERP系統實施比較精通,但對于一些個別行業卻了解甚少,不能很好的協助該行業的企業解決一些實際應用中出現的問題;另外有些顧問人員為了增加顧問咨詢費用而故意拖長項目實施的周期,給企業的項目實施帶來不便。
(5) ERP系統的培訓問題
軟件是用來使用的,再好的軟件如果它的使用者不會運用,沒有掌握到位,那么軟件的各項功能便會大打折扣。ERP系統的最終使用者是企業內的各部門人員,包括各層次管理人員和業務人員,而他們原來對ERP系統的了解一般是比較少的,讓他們學會并熟悉操作ERP系統的功能是企業實施ERP項目過程中需要認真解決好的一個關鍵問題。通常企業會交由ERP軟件商或者是專業的咨詢顧問公司來對企業的員工進行ERP系統的教育培訓。企業應該通過教育培訓向員工灌輸ERP系統的觀念,讓員工了解ERP系統的架構、邏輯和流程,使不同的員工學會操作ERP系統中不同的子系統功能。一般ERP系統在培訓期間容易出現的問題是:沒有制定良好的培訓計劃和適當的培訓進度,培訓過程斷斷續續;有些企業員工對ERP系統的培訓態度不積極,不認真學習甚至有借故不參加;沒有在企業中形成一股學習的相互幫助協助的氛圍;缺少嚴格的行之有效的培訓考核方式考查員工掌握程度的多少。
3 企業導入和實施ERP系統的策略
(1) 嚴格做好ERP系統的選型工作
企業在進行ERP系統的選型工作時應該首先了解ERP系統一般所具備的功能,明白ERP系統到底能干什么不能干什么,然后細心總結和明確企業導入ERP系統的目標,換句話說就是企業導入ERP系統的需求點(比如說避免生產計劃的經常延誤、解決企業生產時經常缺料的問題、擺脫帳料不符的局面等等)。明白企業的目標和需求點以后接下來就要結合企業愿意付出的資金與相應的ERP軟件供應商進行接觸。在供應商進行ERP系統演示的時候要始終結合企業的需求分析,辨別哪家軟件供應商的ERP系統最好的解決企業的問題。除了演示外,企業可以要求軟件供應商提供利用其ERP系統成功解決過的該行業問題的案例。一般來說市場上口碑比較良好的ERP系統總是在解決某些行業的問題時擁有自身的優勢,企業應該通過一些途徑加以了解和辨別。總之,最適合企業本身的ERP系統才是最好的系統。
(2) 企業最高領導做好協調統籌工作
在ERP系統的整個實施過程中,企業最高領導應該發揮其協調統籌的作用,確保ERP系統的實施進度和效率,即使事務繁多,也不該減少對ERP這個重大企業項目的支持;需要對ERP系統的導入和運作保持耐心,不能急于求成,如果要求ERP系統馬上解決企業經營所面對的問題,結果可能適得其反;非常關鍵的一點就是企業最高領導在某些部門對ERP的實施不配合產生抵觸而ERP系統的實施負責人又無法應對時要親自出面化解矛盾,要站在客觀的立場上辨別問題,對屬于部門過錯的行為出面制止,否則ERP系統的實施有時難以進行下去。當然企業最高領導也可以授予ERP項目的負責人一定的權力應對類似問題,但從實踐看這種權力卻相對有限。
(3) 做好數據資料的處理工作
ERP系統要順利運行,數據資料必須準確、及時和完善,這是ERP賴以運行的關鍵。ERP系統的實施負責人應該明確各部門人員在數據資料方面的分工,把責任落實到具體操作人員。具體操作人員要對錄入到ERP系統的數據資料經常進行核對,對存在錯誤的地方及時進行修正,對企業新發生的業務數據要盡快錄入到ERP系統中保持數據資料的動態性以免資料滯后影響系統準確運行;其次企業有必要建立一套獎懲制度,對數據資料處理優秀的部門給予一定的表揚和獎勵,對數據資料處理混亂和馬虎的則給予批評和懲罰;另外ERP系統的實施負責人要和咨詢顧問公司溝通協調,對數據的錄入進度做出合理的規劃,使資料轉換工作按規劃執行。一般來說人機并行階段ERP系統的資料轉換最好采用逐步調整的方式,首先從某一個部門開始資料的正式轉換(比如從采購方面入手),然后再擴展到其他部門,先易后難的轉換資料,最后達到帳料相符的目的。
(4) 選擇服務良好的咨詢顧問公司
有時候ERP軟件供應商與咨詢公司是同一者,也就是供應商既提供軟件又提供ERP實施的咨;另一種情況是軟件供應商和咨詢顧問公司分開,ERP整個導入實施過程由咨詢顧問公司協助完成, 這里重點探討后一種情況。企業在選擇咨詢顧問公司的時候不要把關鍵放在價格費用問題上,盲目選擇費用要求最低的或者是認為費用要求越高就一定越好,而應該著重考察候選的咨詢顧問公司是否有能力為企業提供優質的咨詢服務。企業需要通過間接調查和直接接觸來篩選咨詢顧問公司。篩選的時候應該考查候選公司從事ERP系統咨詢的年資和經驗,在市場上的口碑以及要求其提供企業所屬行業的ERP系統實施案例。當然在篩選時要充分結合企業的自身需求。另外企業選擇咨詢顧問公司時在合同方面做到規定明確,約定好費用的計算方法,項目的實施規劃和進度安排。
(5) 加強ERP系統的員工培訓
在ERP系統培訓方面,企業最高領導應該進行一次或多次的全體動員,一方面讓企業員工理解ERP系統的觀念,企業實施ERP系統的原因和意義,另一方面使員工明白學習ERP系統不但是企業受益而且更重要的是提高了員工自身的競爭能力和素質,調動員工主動學習掌握ERP操作的積極性;其次,ERP系統的培訓內容和進度安排要合理,進度既不能太快也不能過慢,要讓員工在合理時間內吸收消化;再次,做好ERP系統培訓的考勤監督管理工作;另外,企業可以在適當的時候開展有獎品的ERP系統知識競賽,通過競賽活動使員工更好地掌握ERP系統的使用技能;最后,ERP系統的培訓應該進行書面和實際操作考核,對于考核成績差的要求其進行補修。
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