幾年前,硅谷的一個高科技生產企業耗費幾千萬美元,實施一套新的ERP軟件。實施的前幾個月只能用一個詞來形容:災難。物料準確性更差:系統明明顯示有貨,但物料管理人員總是找不著,客戶服務人員也沒法發備件給客戶;生產計劃更不可預測:明明按計劃可按時發的貨就是沒法準時完成;數據錄入準確性也下降:客戶的訂單接收錯了,訂單物料清單不準確,甚至貨發給錯誤的客戶。套用墨非定律:凡是可能發生的都會發生(而且確實發生了)。
但是幾個月過后,員工對系統逐漸熟悉,系統的威力開始顯現:庫存下降超過10個百分點,按時發貨率超過95%,訂單履行準確率接近100%。從采購到生產到銷售,大家都在使用同一套數據,“信息孤島”現象不再普遍。員工士氣也由原來的懷疑、抱怨轉為積極接受、擁護。黎明前的黑暗終于離去,金光大道展現眼前。
其實這種“黎明前的黑暗”非常普遍。例如公司設施合并,所有的生產工序都歸到一個屋頂下,但剛開始協調反倒更困難,生產效率不升反降;旨在提高質量,公司采用新的生產工藝,但采用之初,次品率反倒上升;為了增加產能,公司雇了很多新員工,但剛開始幾個禮拜甚至幾個月,整體產出增加甚少或甚至下降。這些問題在建立新系統、采納新流程、培訓新人員時普遍存在。作為管理層,不能因為一時的表現就否定整個項目,甚至推倒重來。要有耐心,要給新生事物機會。這要求管理者有透過現象看本質的洞察力。
但是,在任何項目實施之前,一定要意識到“黎明前的黑暗”,并制定應急計劃。不打沒準備的仗,只承擔計算過的風險(Calculated Risk)。目的有二:(1)促使員工認識到所有可能發生的風險,做好心理準備,消除不切實際的想法;(2)萬一產生風險,公司也有相應的應急方案。當然有人會說,計劃趕不上變化。這沒錯,但并不是說我們就不計劃,聽天由命。講一個二戰期間的故事。有一個著名的美國將軍,每次戰役,都要求預測戰役期間的氣象。按當時的水平,預測幾個月后的天氣無疑于投硬幣,但將軍還是樂此不疲。其實他的真正目的不是去知道天氣的好壞,而是促使團隊分析、認識各種風險,做好應對準備。將軍勝多敗少自不待言,想說的是希望大家改變對計劃、風險分析的認識。
作為一個公司,凡事規劃,做好風險分析至關重要。積極規劃也成為美國企業管理的重要一環,無論是鄧明的PDCA(Plan - 計劃;Do - 執行;Control - 控制;Action - 糾偏),還是六西格瑪的DMAIC(Design - 設計(有計劃的含義);Measure - 搜集數據(也是為計劃);Assess - 衡量現狀(還是為計劃);Implementation - 實施;Control - 控制)。規劃是如此深入美國的企業管理文化,甚至有這么一句經典名言:If you fail to plan, you plan to fail(如果你疏于計劃,你在計劃失敗)。“預則立,不預則廢”,異曲同工。