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（北京物資學院，北京 100080）  宋  蘋

宋蘋（1984－）
女，北京人，研究方向為信息管理與信息系統。

1  引言

    進入20世紀80年代以后，國際經濟大循環和世界市場發生了急劇變化。不容忽視的“3C”力量，即顧客(Customer)、競爭(Competition)、和變化(Change)驅使企業進入一個嶄新的領域，秉承顧客至上的原則。在這個十分注重顧客滿意度的信息時代，原封不動地照搬以往的管理模式，會給企業帶來種種弊端。企業資源計劃就是使企業能夠適應新的市場環境，使企業管理人員在管理理論和方法上做出深刻變革的手段之一。企業資源計劃（ERP, Enterprise Resources Planning）的概念是20世紀90年代初由Gartner Group Inc.公司提出的，ERP被定義為：從根本上重新思考和徹底改造企業流程，以便在當今衡量績效的關鍵指標諸如成本、質量、服務、速度等方面取得突破性改善。企業資源計劃作為一種新的管理理論，在提高企業競爭力方面意義重大。

    筆者認為，隨著計算機技術的發展，建立起一個ERP系統并不困難，困難的是如何讓ERP系統真正產生效益。雖然整個社會在信息化建設方面投入了大量資源，但其發展現狀并不令人滿意，很多信息系統利用率很低。這其中，數據質量是問題的關鍵之一。客戶忠誠度主要由企業與客戶及其他各方面溝通的有效性及準確性來決定，系統運營效率也主要依賴于數據獲取的可靠性和及時性。而數據質量很大程度上取決于信息化過程中數據準備階段工作質量的好壞。

2  數據的重要性

    ERP的主要作用就是對企業信息的整合，而信息的載體和表達都要通過數據來完成。對項目實施來說，基礎數據的準備工作是最關鍵也是最困難的。

    很多企業在沒有實行信息化之前使用手工方式進行管理。手工方式下的數據，更多的是以部門為單位進行管理。部門之間用單據進行業務數據的流轉，部門內用臺帳進行數據記帳，月底通過對帳保持部門內和部門之間數據一致。這種沿用了幾十年的管理方式，與利用信息化進行數據管理的思想和實現手段有很大差距。通常，存在以下三方面的前臺數據操作問題：

    (1) 數據輸入不規范。同一部門不同的成員有不同的數據輸入格式，造成數據不單一。這顯然與ERP所追求的同一數據在系統中保持唯一性的理念有很大差距；(2) 數據操作權限混亂，從而存在數據來源多，同一業務在不同部門的賦值不同，違背了ERP系統中同一數據的共享性；(3) 由于歷史原因，企業中的很多數據要么分散不全，要么帳實不符，這無形中加重了ERP數據準備的難度。

    數據的準確性是保證ERP項目實施成功的必要條件。而信息規范化又是準確性的前提。沒有規范化就談不上準確。數據的準確性、及時性和完整性是企業信息化管理的基本要求。

3  如何進行ERP系統上線前數據準備

    3.1  第一步：弄清有哪些數據要準備

    ERP實施所要準備的數據可被簡單地分為兩大類：靜態數據和動態數據，也可稱為基礎數據和事務數據。

    靜態數據是指生產活動開始前就可以著手準備的數據，如物料清單、工作中心的能力和成本費率、工藝路線、倉庫和貨位代碼、會計科目的設定、供應商文檔和客戶文檔等。其特點是它在整個數據的生命周期中基本保持不變，同時它是動態數據的基礎，公司所有業務人員通過調用靜態數據來保持同一數據在整個系統中的唯一性。

    動態數據是指經營生產活動中發生的數據，不斷發生，經常變動，如客戶合同、庫存記錄、完工報告等都是不斷增減修訂，一旦建立，就需要隨時維護。動態數據按照時點來分，又可以分為期初數據和日常數據。其中上線時點的數據對ERP上線前的數據準備尤其重要，它代表系統在期初上線這樣的時間點上公司動態數據的當前狀態，被稱為期初數據（或者稱為初始數據）。期初數據既包括上線時點所有物料庫存的數量、金額、財務科目的余額，也包括那些未完未結的業務單據，像未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。

    由于兩種數據類型不同，在實施過程中采取的數據準備對策也不同。靜態數據準備的時間較長，往往在實施的開始階段就應著手準備，可以安排專人負責，而動態數據準備時間短，往往在系統上線切換點之前才開始準備，因而需要投入的人力也比較多，比如有些庫存余額要經過全面盤點后才能得到準確的數據。

    數據收集人員可以根據數據分類和數據準備的先后次序進行列表，并對每項數據設計一個收集表，下發到各部門，進行摸底調查。物料數據是所有數據中數量最多且分布最廣的。這里所指的物料包含范圍很廣，既包括原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產等。物料數據準備是首先應當完成的重要任務。

    3.2  第二步：制定編碼規則和完成基礎數據收集

    明確了要準備的數據之后，就可以著手編碼了。編碼是將事物賦予一定規律性的易于人或計算機識別和處理的符號、圖形、顏色、縮減的文字等。

    ERP軟件對數據的管理是通過編碼實現的，編碼可以對數據進行唯一的標識，并且貫穿以后的查詢和應用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數據確定了數據庫可以識別的唯一標識方法。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復討論。不同的數據可能有不同的編碼結構，但必須遵循共同的編碼原則：

    (1)  唯一性：必須保證編碼對象與代碼之間一對一的關系，即一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象；

    (2)  實用性：編碼體系應當符合企業的業務特點和管理需求，要從實用性出發，掌握好編碼的尺度，過細的編碼不實用，過粗的編碼不管用；?(3)  標準性：編碼應充分考慮到與外部環境的接軌問題，因而應盡可能與國家標準相吻合。例如使用國家標準所確定的行業分類作為行業編碼，郵政編碼作為地區編碼等；

    (4)  統一性：編碼由一個或者若干個不同分類角度的分類碼構成，在對象整個生命周期內其標識碼保持不變；

    (5)  易用性：編碼應盡可能好記易用。越簡短越好，避免使用特殊符號，常用的編碼應盡量避免字母與數字混合，以提高錄入效率；

    (6)  合理性：編碼應當符合數據處理的要求，便于用計算機處理，易于編碼將在計算機信息處理系統中得以實現。
完成編碼規則后，依據編碼規則逐條確定靜態數據和編碼，從而完成整個靜態基礎數據的整理工作。

    3.3  第三步：數據錄入和系統上線

    準備好基礎數據，就實現了ERP運行的基礎。但ERP上線后，系統里的數據是否能夠反映現實情況，就要看期初數據能不能及時準確的收集。在數據的搜索整理過程中，數據組要不斷地對整理的數據進行校驗和核對，以保證數據的質量。發現錯誤與遺漏要及時與具體負責部門和人員進行溝通。

    數據準備到一定程度時，可以考慮進行數據的轉換和錄入工作，錄入前應該將基礎數據原始檔案歸檔，對于以電子文本保存的數據，應該將數據備分。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導入這兩種。

    (1)  手工錄入調集人員將數據逐條錄入，或利用軟件復制類似數據，然后進行關鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件可以在錄入的同時自動查錯，保證了數據的準確性。這種方法的缺點是工作量大，消耗時間長。如果數據量不大，推薦利用此方法，錄入的數據安全可靠，事后檢查工作量也小。

    (2)  利用工具導入采用直接導入數據庫的方法，這樣做的優點是效率高、完成時間短。但存在的缺點是隱含錯誤較多，不易于檢查。如果采用此方法，應該在導入前的檢查工作中設立嚴格的檢查步驟，尤其在數據正確性檢查中，對重要字段要逐個檢查。

4  數據生命周期管理

    至此，整個ERP項目上線之前的數據準備宣告完成。但作為一個完整的系統，上線還只是ERP應用的開始，上線后在數據從產生到消亡的整個生命周期中，保持數據的準確性、時效性是一項長期的工作。在系統運行期間，還要做到以下幾點。

    (1)  成立專門的編碼維護部門，根據編碼規則增添新編碼；

    (2)  系統管理員時刻關注系統數據問題及時處理異常數據；

    (3)  系統運行后，根據業務和管理的需要，要重新對部分操作規程進行調整，增加新的數據項或更改原數據定義；

    (4)  定時進行系統備分，以便在出現突發數據災難時進行系統數據維護，將損失減少到最低；

    (5)  及時清理垃圾數據，便于數據查詢和系統的運行。

5  保證數據質量的方法

    在上線前做好充分的數據收集工作，便與以后的數據匯總和檢查。在上線時，力保每一條期初數據的準確性，要盡早對賬，減少數據差異。在上線后，要從管理上嚴格要求業務處理與數據錄入同步進行，不能積壓單據一次性補錄。但無論如何數據都不太可能百分之百的準確，這就需要企業有一套高效管理保證制度，及時發現并處理數據問題。企業在實施過程中應建立起長期的數據收集和審批機制，形成正規的制度和流程。嚴密的計劃和合理的組織是ERP系統成功的基礎，堅持嚴格管理和定期檢查，數據質量很快就會提高，企業實施ERP的效益就會初步體現。

參考文獻
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