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案例頻道 上世紀九十年代以前，各高等學校教務管理主要采用手工操作模式，九十年代中，高等學校在某些單項工作中開始尋找計算機輔助管理的方法，比如計算機輔助排課。九十年代末，一些學校組織開發了教務管理系統，完全依據本校當時的管理模式進行研制的。在高校每年擴大招生形勢下，為學校學年制的教務管理提供了有效的手段。
現在，高等學校在積極進行以選課制為核心的學分制改革，學校原有的教務管理系統已無法適應，必須運用學分制下的新教務管理系統。隨著計算機網絡技術在管理應用中迅速發展，在這種全新的管理理念和管理模式下，各高校教務管理系統必須相應地更新換代了。
在高校數字化校園的推進浪潮中，無論是教學、科研還是管理工作，都力求實現辦公自動化，辦公無紙化。教務管理數字化當然是首當其沖的走在前面。它不可能再是某項或某幾項工作的自動化，而是學校內外、上級下級等所有與教務管理有關的工作都要實現自動化，都要在網絡上融為一體。它涉及到每個學生和全校教職員工，是一個有機的管理系統。所以是一個復雜的應用系統。
只有長期大量投入，專門從事學校管理系統研究的機構，才能研制出這樣的復雜應用系統，一般高校都是引進相對成熟的教務管理系統，再根據本校的需要稍加修改。所以，要將復雜應用系統在一個機構復雜的單位中應用起來，就成了重要環節。推行這種大型應用系統的方法也是一項值得研究的課題。
這里，我就以湖南農業大學學分制下的綜合教務系統應用的推行過程為例，談談大型應用系統的推行方法。
湖南農業大學是一所有五十多年辦學歷史的省屬重點高等學校，目前在校學生四萬人，有二十個學院，規模較大。從2005年開始進行學分制改革，引進了清華大學計算中心與北京潤乾天易公司合作開發的綜合教務系統。成功地實現了學分制改革。
一、 領導重視
領導重視并大力支持是大型應用系統順利推行首要條件。
改革就是要廢除舊管理制度，學分制改革就是要采用新的教學管理模式。每個已經在現有環境中工作習慣了人，對采用新的應用系統，都會有一種排外的潛意識存在。所以推行新的應用系統，各級領導必須高度重視，并大力支持。
全國高等院校信息化研究會理事長、清華大學計算機與信息管理中心主任沈培華就曾呼吁：在建設數字校園的實踐中，遇到的最大困難不是來自技術，而是來自于管理機制和體制的束縛。新建立的應用系統對學校的管理思想、管理體制和管理方法會造成一定的沖擊，必然會引起管理組織結構的重組及優化，這些都會成為推進數字化校園建設的阻力，因此需要來自學校高層領導的積極推動，需要進行很多跨部門的協調。應在高校建立CIO（Chief Information Officer）機制，CIO應該是校級領導。
湖南農業大學學分制改革是校長親自抓的大項目。關于引進綜合教務系統之事，召開了專題校長辦公會議。會議決定由教務處、校辦、網絡中心、資產處協作完成數字化校園中的綜合教務系統的建設工作。
由校辦、教務處、網絡中心、資產處、計財處、審計處等單位副處級以上領導和技術人員組成了考察團，對招標初選入圍的三個學分制教務系統的用戶單位（八所高校）的使用情況進行深入考察。這三個系統是全國使用高校用戶數最多的，綜合考查后，考察團從其中選擇了一個系統。
二、 全面試用，充分熟悉
滿足該系統運行要求的服務器組及其它硬件環境安裝完成后，我們就利用假期日常工作相對較少的機會，安裝調試軟件系統。并較長時間的試用所有功能。試用分兩個階段：一是功能熟悉和數據準備階段；二是教務處內部各科室在工作中試運行。
第一個階段，是負責推廣的系統級管理人員和幾個主要操作人員，充分全面地熟悉該綜合教務系統的各種功能，弄清系統結構，明白內部流程，做到對系統的全面掌握。這個團體是今后系統推行的核心力量。運行新系統后，學校教務管理的新運行模式、新政策制定都要征求這個團體的意見。湖南農業大學的這個團體成員，都是在教務部門工作多年的，有豐富教務管理經驗，而且是計算機及相關專業人士。只有這樣的團體，才能很快理解和掌握所引進系統的全部信息，并與學校現行的管理模式相比較，從而制定出合理的新模式和推行方案。
隨著對系統功能熟悉的深入，我們開始進行基礎數據準備。因為系統運行要求的基礎數據量非常大，所以我們將任務分給教務處各科室，在技術人員指導下進行數據準備，比如：教研科負責公共信息（院系、學科門類、專業、課程類別、課程級別等）、教學計劃維護、課程管理。因為之前湖南農業大學已經有一個教務系統在運行，所以部分數據是從舊系統向新系統移植的。移植過程中，不僅采用了許多技術手段，人工檢查與整理也是必不可少的。如果所有的數據都是從系統的錄入界面錄入的話，就會過濾非法數據，只有它認可的合法數據存入庫中，這種檢測，保證了數據在系統中不會出錯，不會引起意外的系統錯誤。移植數據就不一樣，移植過程沒有錄入界面的合法性檢測，必須是技術手段和人工相結合，來達到這個要求。
功能熟悉與數據準備是非常辛苦的過程。
第二個階段，教務處內部各科室在工作中試運行。在充分熟悉功能和已有比較完善數據環境的基礎上，各科室開始在工作中小范圍運用新系統。但此時，我們是將新系統模式與原管理模式同時運行，將工作人員一分為二，一部分完全用新系統，另一部分完全用原系統。工作量增加了一倍。為了改革，這種加倍工作是值得的，也是必不可少的階段。同時使用原系統保證了如果新系統失敗，不會影響學校的正常運行。
不過，我們是以新系統為主，盡量按新系統的要求和流程，實現工作中的真正流程。 這時，工作面就難免擴大，與試用工作相關的對象會越來越多被涉及到，這個過程中有許多摩擦產生：如對新產生的表格不習慣，認為不如原系統好，增加了額外的工作量，不愿配合教務管理工作，甚至還有故意挑刺等等。我們還是頂住壓力，多做解釋，將工作模式盡量向新系統靠攏，因為我們的目的是推行新系統。
三、 周密計劃，逐步推行
試用基本結束后，下一步就要全面推行新系統，在全校所有的教務工作中運行起來。教務處對推行過程作了周密計劃。
首先，根據試用結果制定完備的新制度，出臺了一系列新規定，全面修定了各個崗位的崗位職責，從系統管理員到各個操作員，明確規定各自的操作權限和責任。重新制定了學籍管理制度、教學運行制度、選課制度等。將學分制改革方案付諸實施。
其次是按照工作時間的順序，將各功能模塊逐步運行起來。比如在開學時，學生進校報道注冊，我們就將注冊系統和學籍管理系統在全校全面運行起來。在下達下學期教學任務時，我們就將教學計劃和排課系統在全校范圍內運行起來。我們詳細制定了學分制下的教務管理系統推行進度計劃。部分計劃如下：
1、 為了本學期全面使用新教務管理系統，現制定詳細推行計劃。
2、 第二周，制定實施進度表。制定軟件使用培訓計劃和教務秘書培訓班開課計劃。明確綜合教務管理系統各功能責任人，制定詳細分工表，并簽字認可。
3、 第五周，組織第五次教務秘書培訓班，內容：成績錄入管理政策和方法、數據核對任務分配，課程詳細信息維護，教學計劃核對方法和核對任務分配，錄入開課任務書政策和方法，教師信息維護，門戶及身份認證系統的使用方法。
4、 第八周，使用排考模塊排期中考試。
5、 擇時再次組織教務秘書培訓，實施成績核對和指導教務秘書補考成績錄入。
6、 第九周運行教學評估網上評教工作。
7、 第十、十一周輔導教務秘書進行開課任務書錄入工作。
8、 第十二周進行教師工作量統計的數據處理。
9、 第十三、十四周運行畢業資格審查功能。組織教務秘書培訓畢業資格審查。
10、 第十五周，輔導教師網上錄入期中考試成績，協助教務秘書修改畢業資格審查數據。
四、 大力宣傳，大量培訓
在提出學分制改革之初，我們就組織了全校所有教務管理工作者、各職能部門、部分教師參加的學分制改革宣傳大會，還請來了三個成熟學分制模式的學校及其使用軟件系統的開發公司，介紹了他們的管理模式和系統功能。以后就邊宣傳學分制改革邊培訓軟件系統。
我們在系統使用培訓方面做了大量的工作。面向教務管理者、教師、學生正式上課培訓就有近五百個學時。培訓分四個階段：
第一個階段是對教務處內部所有操作人員培訓。采取兩種方式：一是對全體工作人員進行管理模式和系統流程學習，并介紹所有功能模塊。二是分模塊到科室，就科室成員詳細培訓功能使用，相當于分小班分方向上課。因為幾乎學校所有教務工作都由他們發起，所以他們必須高度熟悉相關模塊的功能。在試用時，大部分數據準備也是由他們完成。
第二個階段是對全校各學院教務秘書培訓。培訓目標是要求他們掌握與自己工作有關的功能使用，并全面掌握系統流程，清楚系統在各部門的分工情況。我們按工作流程由由各科室組織講授，內容包括操作方法和工作任務分配。這個階段花費了較多時間，因為學院的所有教務工作都由他們完成，他們是教務管理的重要力量，是教務處與教師學生聯系的紐帶，他們要掌握的功能很多?；〞r間多的另一個原因是他們的計算機水平差異較大，有些年齡大些的教務秘書對數據庫應用的操作理解不了，記不住，而他們需要使用的，系統中有些復雜的數據檢索條件離不開基本的數據庫知識。
這個階段舉辦的培訓和輔導班達二十次之多。還有大量個別的輔導。
第三個階段是對全校教師培訓。教師需要操作的功能不多，主要網上成績錄入和信息查尋。但教師數量多，我們分學院進行培訓，由各院教務秘書組織，我們講授，并發給教師一份詳細說明書，寫清他那部分的每一個操作步驟。
第四個階段是對全校各班的學生代表培訓。培訓學生選課方法、信息查尋方法、選課規章制度等。
培訓都是在機房進行，每人一臺計算機，邊講邊操作，學習效果很好。
五、 存在的問題
在推行應用系統的過程中，也曝露出一些問題。
1. 宣傳廣度不夠，沒有長時間利用學校的各種媒體進行宣傳，只是在校電視臺、校報等媒體中報道過，沒有做到人人皆知，至使在推行過程中有少數人不太配合。因為學校規模大人數多，應該組織各種形式的宣傳活動，比如較長時間在校園里用橫幅、宣傳欄等形式，從教師到學生，從干部到工人，都要了解改革的來龍去脈。
2. 操作人員已熟練了老系統，對老系統產生了依賴性，對新系統的學習有惰性。管理人員、教師、學生已長期適應學年制下的教學管理模式，對學分制管理模式的認識、觀念、適應力均有一定差距。如：教師錄入成績操作不習慣。所以我們在培訓中增加了許多工作量。
3. 我校資源相對緊張，學生擁有的計算機數量不多，網上選課只能組織到機房進行，所以系統的優越性不僅未得到充分體現，反而覺得增加了環節，增加了麻煩。
4. 系統的二次修改速度較慢。引進的系統有些不適應我校的實際情況，需要修改，公司的修改過程不夠快。使我們有時在工作中受到一些限制。就這點來說，取得開發公司的及時技術支持至關重要。
總而言之，復雜應用系統推行必須有單位主要領導的高度重視和大力支持，這是首要條件。推行人員必須全面試用系統，充分熟悉系統中所有功能。然后開始在小范圍內試用新系統的主要功能，再在整個工作中全面推行新系統。推行過程要計劃周密，制定相應的新制度和規定，并組織各種形式的宣傳活動。最重要的是要花大氣力做好操作使用培訓工作，并取得開發公司及時的技術支持。按照這些步驟和方法推行就能順利達到目的。
參考文獻
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北京市公安局海淀分局備案號：11010802023656號